La habilidad para delegar es una de las más complicadas para la mayoría de los líderes de grandes, medianas y pequeñas empresas. La principal razón para no hacerlo es el miedo a que la persona elegida no sea capaz de ejecutar la labor, pero saber delegar es un arte que, además, le permitirá ser mucho más productivo. Al delegar, se puede invertir el tiempo en lo verdaderamente relevante en lugar de tener que hacerlo todo uno mismo
Para avanzar en el crecimiento de una organización, es necesario ceder algunas responsabilidades y tener presente que no existe una única forma de hacer las cosas. Es muy importante saber cómo delegar y tomar las decisiones correctas para tener a la persona ideal.
Aritz Urresti, CEO de goalboxes y experto en productividad, ha sacado a la luz algunas claves para aprender a ser un buen líder y confiar en nuestros colaboradores:
1. Eliminar las barreras mentales.
Hay que tratar de vencer ese miedo a delegar por tener la creencia errónea de que capacitar a alguien puede llevarnos demasiado tiempo. Podemos cargarnos de trabajo porque creemos que nuestras tareas son simples y no vale la pena pagar para ponerlas en manos de nadie o por todo lo contrario: son tan difíciles y complejas que solo podemos confiar en hacerlas bien nosotros mismos. Si una empresa quiere crecer, necesita delegar.
2. Definir las tareas a delegar
Es necesario realizar un registro de las actividades a delegar, cuánto tiempo llevaría realizar cada una para así saber las horas a delegar o si necesitamos a una persona que las realice o podemos repartir la funciones entre los miembros de la empresa.
3. Definir las metas asociadas a las tareas
No es lo mismo decir “tienes que hacer facturas” que “tienes que hacer 5 facturas a la semana”. Es decir, lo que tenemos que delegar son metas dirigidas a resultados. Si se asocian unas metas semanalmente, la delegación tendrá sentido y esa persona será productiva.
4. Definir el perfil para esas metas
¿Qué pasa si delegas tareas que son necesarias para el buen resultado de la empresa? El perfil de la persona que se encargue de ellas dependerá de las metas que deseas conseguir a lo largo de una semana. Si nuestras metas son conseguir ocho visitas y tres facturas a la semana, esa persona deberá contar con un perfil muy extrovertido, tendrá que ser capaz de coger el teléfono de forma natural, mientras que si necesitamos realizar 200 facturas a la semana necesitaremos un perfil especializado en manejo de Excel sin la necesidad de pensar en las llamadas.
5. Buscar a la persona con el perfil adecuado
Es decir, personas que sean capaces de cumplir esas metas, no las tareas. La definición del perfil va a cambiar bastante. Este es el motivo por el que la gente se equivoca al escoger los perfiles de las personas.
6. Selección de la persona según el perfil requerido
7. Medición de las metas semanalmente
Formar, ayudar a la persona escogida y analizar las metas cada semana para poder ver el avance y los resultados implantando las acciones de mejora que sean necesarias para afrontar la semana siguiente.
8. Acciones de mejora
Son la clave para una buena delegación. Hay que llevarlas a cabo semanalmente para reparar, a tiempo, posibles desvíos. Esas acciones de mejora pasan a la agenda con el propósito de ser firmes en cuanto a su cumplimiento.
Puede que estas acciones conlleven invertir un poco más de tu tiempo, pero no delegar puede hacer fracasar a alguien como líder. Un buen líder se siente orgulloso de los logros de su equipo y trabaja para la consecución de los mismos.
Por Fórmate a Fondo